Vorm W3 word aan die leerder oorhandig wat hy/sy moet laat onderteken. Die vorm word dan na die klasvoog geneem vir kennisname, daarna na die vakonderwysers in gevalle waar die leerderboeke van die skool ontvang het. Die vorm word dan na die klasvoog geneem vir kennisname, na die finansiële kantoor en laastens weer na die administratiewe kantoor waar ‘n oorplasingskaart aan hom/haar oorhandig sal word. Geen leerder sal by ‘n nuwe skool toegelaat word sonder die nodige oorplasingskaart nie.